FATTURAZIONE ELETTRONICA: COSA FARE?

FATTURAZIONE ELETTRONICA: COSA FARE?

E’ un momento particolare per le PMI che vedono la gestione della fattura cambiare di nuovo.
Per questo motivo abbiamo pensato di scrivere una breve guida per aiutarvi a gestire meglio le fasi di:

1) compilazione,

2) invio,

3) ricezione,

4) Conservazione Elettronica.

 

A partire dal primo gennaio 2019 è stato istituito un nuovo sistema di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che non avranno più formato cartaceo ma XML. Fanno eccezione alcuni casi di esonero come le operazioni che interessano soggetti esteri e i contribuenti minimi/forfettari.

Tra le novità principali rientra l’istituzione da parte dell’Agenzia delle Entrate dell’Sdl (Sistema di Interscambio) il quale gestisce l’invio della fattura al destinatario ed effettua i controlli preventivi sui dati inseriti nel documento.

 

In termini specifici la fattura elettronica è un file XML obbligatorio a seguito di un’operazione di cessioni di beni o di prestazioni di servizi intercorsa tra soggetti residenti in Italia detentori entrambi di partita Iva (B2B) o da un soggetto detentore di partita Iva e un consumatore finale (B2C). L’obbligo di fatturazione elettronica grava anche nei confronti delle operazioni con la pubblica amministrazione (B2G).

Tra i casi di esonero vi sono:

  • le operazioni intercorse tra soggetti esteri o identificati in Italia che dovranno procedere alla trasmissione dei dati mediate l’esterometro. Previo accordo tra le parti è comunque possibile adottare il regime di fatturazione elettronica ed evitare l’invio dello spesometro estero;
  • Contribuenti minimi/forfettari, i quali possono comunque convertirsi alla fatturazione elettronica assumendosi l’impegno alla conservazione delle fatture emesse e ricevute;
  • Agricoltori in regime di esonero Iva (volume d’affari non superiore a € 7.000);
  • Non è consentita l’emissione di fatture elettroniche che interessano dati tenuti ad essere inviati al Sistema Tessera Sanitaria (STS) per la predisposizione della dichiarazione dei redditi precompilata – L’art. 10-bis, DL n. 119/2018, modificato dall’art. 1, comma 53, Finanziaria 2019

 

La gestione dei formati XML :

  1. COMPILAZIONE. La gestione di un file XML comporta necessariamente l’utilizzo di un software. I dati da inserire in fatture non sono variati rispetto a quelli indicati dal DPR IVA n. 633/1972 all’articolo 21.

Il CODICE DESTINATARIO è l’indirizzo a cui l’SdI invierà il documento in formato elettronico, tale sezione dovrà essere compilata alternativamente con l’indicazione dell’indirizzo Pec del cliente, con il valore di “0000000” qualora quest’ultimo fosse un consumatore finale o un soggetto esentato dall’obbligo della fatturazione elettronica, con il valore di “XXXXXXX” qualora la controparte fosse un soggetto estero.

 

  1. INVIO. La miglior modalità per trasmettere al SdI il file XML della fattura elettronica è un software gestionale preventivamente attivato, in alternativa la Pec o la procedura web disponibile sul sito dell’AdE.

Fino a giugno 2019 il termine ultimo per l’emissione delle fatture elettroniche è la liquidazione dell’imposta, da luglio 2019 il termine sarà ridotto a 10 giorni dalla data del documento.

L’Ade ha un tempo massimo di 5 giorni dal ricevimento del documento per effettuare i controlli ed inviare la ricevuta che potrà essere:

    • di scarto qualora il file non dovesse superare la fase di controllo, il documento sarà considerato non emesso e pertanto ciò comporta l’obbligo di effettuare un nuovo invio;
    • di impossibilità di recapito in caso di impossibilità di consegna al soggetto destinatario. Generalmente riguarda i casi in cui il canale di ricezione prescelto dal cliente dovesse riscontrare problemi. La fattura elettronica sarà messa a disposizione del destinatario all’interno della propria area riservata sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

 

  • di avvenuta consegna se il documento è stato emesso e ricevuto con successo.

 

 

  1. RICEZIONE. L’Ade ha reso disponibile un servizio che consente di comunicare preventivamente la modalità telematica prescelta per la ricezione delle fatture elettroniche d’acquisto collegando la propria Partita Iva. Le modalità sono simmetriche a quelle d’invio e sono tre: la Pec, il codice destinatario (connesso ad un software) e il servizio offerto sul portale dell’Ade.

 

  1. CONSERVAZIONE ELETTRONICA. L’obbligo di conservazione è valido per chi emette e per chi riceve il documento elettronico.

 

La nuova era della fatturazione elettronica impatta maggiormente sulle piccole imprese che diversamente dalle realtà maggiormente strutturate e di più ampie dimensioni non sono supportate da sistemi informatici avanzati e devono necessariamente investire in programmi di software capaci di offrire supporto e assistenza.

Risultano vantaggiate le aziende che si sono organizzate preventivamente, i ritardatari potranno rilevare criticità che saranno risolvibili da un sistema informatico adeguato. La fatturazione elettronica infatti facilita il processo d’acquisizione dei documenti, agevola un’elaborazione maggiormente precisa dei dati e favorisce la tracciabilità degli invii e delle ricezioni. Tuttavia il contributo umano per le operazioni di controllo e verifica persiste, la digitalizzazione delle aziende rappresenta un’opportunità fortemente positiva in termini di gestione e controllo aziendale ma la parziale automazione della contabilità rimane dipendete dal know how e dal supporto dei professionisti.

Gli obblighi di carattere formale come la fatturazione elettronica non devono deviare l’impegno dei piccoli imprenditori da quella che è la loro attività principale dunque risulta indispensabile essere supportati da un servizio d’assistenza tempestivo ed immediato.

 

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